ONUSIDA recrute Assistant, Administration de Bureau

ONUSIDA recrute Assistant, Administration de Bureau, Dakar, Sénégal

À propos de l’ONUSIDA :

Au service des communautés et des pays pour mettre fin aux inégalités et au sida
Nous, le Programme commun des Nations Unies sur le VIH/sida, dirigeons l’effort mondial visant à mettre fin au sida en tant que menace pour la santé publique d’ici 2030. En plaçant les objectifs de développement durable (ODD) liés à la réduction des inégalités Au cœur de notre travail, nous menons la riposte mondiale au sida en : (i) maximisant l’accès équitable et égal aux services de lutte contre le VIH, (ii) supprimant les obstacles à l’obtention de résultats en matière de VIH, et (iii) intégrant des ripostes efficaces au VIH dans des programmes de santé plus larges. et les systèmes de protection.
Nous nous engageons à créer une culture de travail égale, sûre et responsabilisante où toutes les personnes dans toute
leur diversité s’épanouissent. Nous vivons nos valeurs d’engagement dans la riposte au sida, d’intégrité et de respect de la diversité. Vous pouvez accéder au cadre de compétences complet de l’ONUSIDA sur www UNAIDS.org.

MANDAT DU SERVICE :

Le Bureau régional assure la direction et coordonne l’appui à une riposte élargie du système des Nations Unies pour mettre fin à l’épidémie de sida aux niveaux régional et national. Il oriente, promeut et soutient les partenaires régionaux et
nationaux et le système des Nations Unies pour mettre fin au sida en tant que menace pour la santé publique d’ici 2030.
En utilisant une optique d’équité et d’égalité dans le cadre des Objectifs de développement durable (ODD), le Bureau régional promeut l’utilisation efficace des des informations sur les tendances épidémiques et l’état de sa riposte et fournit un leadership technique sur la prévention et la riposte au VIH centrées sur les personnes dans la région, axées sur les populations clés et les lieux les plus à risque.

Principales tâches et responsabilités du poste :

Sous la supervision de l’agent des opérations, l’adjointe à l’administration du bureau a les principales responsabilités suivantes :

1. Soutien administratif général
   a. Répond aux questions concernant les règles et procédures administratives, RH, financières et autres, en fournissant des conseils continus et/ou en résolvant les problèmes. Informe et aide le personnel à l’arrivée et au départ sur les procédures et exigences administratives de base
   b. S’assure que toutes les autorisations administratives nécessaires sont obtenues, que toutes les exigences obligatoires sont remplies et que tous les systèmes et registres pertinents de l’ONUSIDA sont tenus à jour et
   conformes aux normes.
   c. Fournit un soutien administratif et une assistance générale de bureau, y compris, mais sans s’y limiter, la collecte, le filtrage et la distribution de la correspondance et des documents entrants, le traitement et le suivi des demandes des partenaires internes et occasionnellement externes, y compris l’ONUSIDA, les institutions gouvernementales, les organisations nationales de la société civile, les agences des Nations Unies et autres organisations internationales et autres acteurs institutionnels.
   d. Tient à jour les fichiers du bureau / programme / projet pour les activités achevées et en cours sous forme papier ou électronique à des fins de suivi, selon les besoins. Entretenir les fournitures fixes et autres et fournir un dépannage de bureau et une assistance générale au personnel du bureau, selon les besoins.
   e. Selon les instructions, rédige ou prépare en version finale la correspondance générale et administrative. Vérifie la cohérence, le style, l’exactitude et la conformité de la correspondance soumise pour autorisation avec les règles et procédures correspondantes.
   f. Si nécessaire, fournit des informations et une interprétation informelle de / vers la langue locale et d’autres services pour le personnel de bureau et le personnel officiel en voyage.
   g. Établit un système de surveillance des fournitures de bureau. S’assure que les services et l’entretien des locaux et des équipements sont conformes aux normes organisationnelles. Assure la mise à jour et le rapprochement du registre des immobilisations et du journal quotidien des véhicules et de la consommation de carburant.
   h. Tenir le superviseur au courant des problèmes potentiels, faire des recommandations pour les actions de suivi, préparer des rapports et des évaluations sur des rapports administratifs généraux ou spécialisés.
2. Appui à l’élaboration et à la mise en œuvre des programmes de fond et des opérations
   a. Fournit une assistance dans la mise en œuvre des activités de fond du département / division / bureau / programme / projet telles que: aider à l’organisation ou à la coordination de réunions, séminaires et ateliers de formation ; préparer des notes, des procès-verbaux de réunion, des ordres du jour, des documents à distribuer et d’autres documents pour
   les événements ; préparer et/ou coordonner les plans de voyage et les visites du bureau/programme/projet pour le personnel responsable ou les parties prenantes externes.
   b. Effectue des activités de recherche de routine, collecte et compile des informations statistiques et autres informations qualitatives et quantitatives provenant de diverses sources sur des sujets pertinents pour les activités de fond du département / division / bureau / programme / projet afin de faciliter la préparation de rapports, documents de
   travail et présentations, dans les conditions appropriées. conseils.
   c. Prépare les contrats en temps opportun et obtient les approbations nécessaires, surveille les dates d’expiration, suit les paiements et les livrables.
   d. Au sein de la délégation de pouvoir, assurer la liaison avec les contacts officiels sur les questions administratives liées à l’implication du gouvernement, des donateurs, des partenaires et des bénéficiaires dans les activités de fond ainsi que sur les questions liées à la collaboration avec d’autres agences des Nations Unies
3. Assistance aux transactions financières et au suivi effectués en temps opportun.
4. Aide à la préparation du budget et aux audits, selon les instructions.
5. Effectuer d’autres tâches connexes assignées, y compris le remplacement et/ou le soutien d’autres personnes.

QUALIFICATIONS REQUISES
Éducation:

Essentiel : Diplôme d’études secondaires.
Souhaitable : Formation ou certification postsecondaire ou para professionnelle dans un domaine lié à l’administration de bureau et/ou à la gestion financière.

Compétences :

Valeurs de l’ONUSIDA :

Engagement envers la riposte au sida
Intégrité
Respect de la diversité
Les compétences de base:
Travailler en équipe
Communication avec impact
Appliquer l’expertise
Donner des résultats
Conduire le changement et l’innovation
Être responsable

Compétences managériales :

1. Vision et réflexion stratégique
2. Équipes dirigeantes
3. Établir des relations et des réseaux
4. Développer et responsabiliser les autres
5. Gestion des performances et des ressources
6. Vision et réflexion stratégique
7. Exercer un bon jugement

Expérience:

Essentiel : Un minimum de cinq ans d’expérience générale en administration de bureau, y compris une expérience dans le traitement des questions financières.
Connaissance et/ou familiarité avec les processus administratifs des organisations internationales.
Souhaitable : Connaissance et expérience des politiques administratives de l’ONUSIDA ou de l’OMS

Langues :

Essentielle : Maîtrise du français et connaissance pratique de l’anglais
Souhaitable : Connaissance des langues officielles de l’ONU.

Informations Complémentaires:

Salaire annuel : (Net d’impôt)
12 480 000 FCFA à taux unique

1. COLAS recrute Chargé de formation H/F – BAC + 2
2. CDCI recrute Contrôleur De Gestion Commercial / Marge
3. BAOBAB+ recrute 17 Conseillers Clients Izili