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    RECRUTEMENT CHEZ SIXIEME SENS

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    • EMPLOI
    • ABIDJAN

    SIXIEME SENS

    SIXIEME SENS

    recrute

    ASSISTANTE DE DIRECTION INTERIMAIRE

    Description du poste

    MISSIONS
    L’assistant (e) de Direction exécute des actes administratifs et de gestion courante auprès de la Direction Générale.
    Il (elle) gère l’agenda, le planning et les Rendez-vous de la Direction Générale.
    Il (elle) recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la Direction Générale. Il (elle) informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Il (elle) prend en charge l’organisation matérielle et logistique des réunions de l’entreprise.

    TÂCHES
     COORDINATION DU TRAVAIL DE LA DIRECTION GENERALE
    -Faire des points de rappel (par mail, appel, message…) aux Directeurs de leurs différents rdv, appels à effectuer, réunions à honorer….
    -Organiser les rdv des directeurs en tenant à leur disposition tous les documents importants pour ces rdv
    -Faire le point sur l’avancement du travail, les rendez-vous prévus et les courriers à envoyer.

     SUIVI DES DECISIONS DE LA DIRECTION ET LES PROCEDURES INTERNES
    -Traiter et transmettre les décisions, les notes de service à l’ensemble du personnel

     ORGANISATION DES DEPLACEMENTS ET ACCUEIL DES VISITEURS
    -Organiser les déplacements (voyages à l’intérieur ou à l’extérieur du pays) de la Direction, de collaborateurs (Visas, Hotels……)
    -S’occuper de l’accueil et le séjour des visiteurs de la Direction Générale dans un cadre professionnel
     GESTION DU COURRIER ET DES NOTES DE FRAIS
    -Rédiger les courriers administratifs de l’agence
    -Gérer avec la comptabilité le remboursement des notes de frais de l’agence

     ORGANISATION DES REUNIONS ET DES EVENEMENTS INTERNES
    -Préparer les différentes réunions (réunions chefs de services…)
    -Elaborer des comptes rendus des différentes réunions, séparer les contacts et les informations secondaires de celles essentielles
    -Gérer les évènements heureux ou malheureux (anniversaire, décès, etc…) des collaborateurs de l’agence
    -Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, …)
    -Effectuer la frappe de documents, le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques

     GESTION DES STOCKS DE FOURNITURES DE BUREAU ET D’HYGIENES
    -Passer les commandes en collaboration avec le service achats
    -Réceptionner les bons de livraisons lors des livraisons

    Profil du poste

    CONNAISSANCES
    • Maîtrise des techniques de communication orale et écrite
    • Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
    • Maîtrise de Word, Excell, Powerpoint et des outils de messagerie
    • La maîtrise de l’anglais est aussi très importante

    COMPETENCES OPERATIONNELLES
    • Sens des priorités
    • Rigueur, sens de l’organisation
    • Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
    • Capacité à s’adapter aux changements ; faire face à des situations d’urgence
    • Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec plusieurs Directeurs

    SAVOIR-ETRE
    • Discrétion
    • Très bon sens du relationnel
    • Autonomie
    • Gestion du stress
    • Capacité d’anticipation
    • Force de proposition
    • Sens de l’écoute

    DOMAINE D’ETUDE / FORMATION REQUIS
    BAC +3 ou plus : Diplôme en Secrétariat, Gestion administrative ou tout autre diplôme équivalent.

    EXPERIENCE
    Comptabiliser au minimum 03 ans d’expérience.

    Dossiers de candidature

    Envoyez votre CV et lettre de motivation à l’adresse

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    avec en objet « CANDIDATURE POUR ASSISTANTE DE DIRECTION INTERIMAIRE »

    DATE LIMITE : 27 AOÛT 2021

    Pour postuler à ce poste veuillez visiter ci.macarrierepro.com.

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